Com a Accordous você automatiza em 100% toda a sua rotina de gestão dos aluguéis, otimizando o seu tempo e profissionalizando a sua gestão, neste tutorial você vai aprender a como configurar a sua conta Accordous para aproveitar o máximo de automatização.
Configure a automatização da sua conta Accordous
Ao realizar o login na sua conta Accordous, prossiga no passo a passo abaixo:
Vá até o menu Minha empresa localizado na barra lateral esquerda do sistema, e acesse o módulo Configuração/Automatização.
Esse módulo é dividido em algumas abas responsáveis por automatizar toda sua rotina de pagamentos, ciclos de contratos, relatórios, etc. e a seguir, explicaremos, passo a passo, como realizar as configurações de cada uma delas:
Geral
Na aba Geral é possível ativar envios automáticos de notificação de pagamento.
Na opção Enviar notificação de pagamento aos sócios você pode ativar o envio automático de notificação de pagamento a todos os usuários sócios, ou apenas ao sócio administrador, dessa forma, quando os seus clientes realizarem o pagamento essa notificação é enviada. Para ativar, basta escolher a opção de sua preferência conforme demonstrado abaixo:
Ativando a opção de enviar e-mail ao cliente ao receber pagamento, quando os seus clientes realizarem o pagamento, eles irão receber uma notificação no e-mail com a confirmação que você recebeu o pagamento. Para ativar, basta selecionar a opção conforme demonstrado pela imagem abaixo:
Ao ativar as opções lembre-se de Salvar Alterações.
OBS.: O funcionamento da automatização do envio de notificações de pagamento é automático de acordo com a informação de pagamento das faturas no sistema, ou seja, a partir do momento que o sistema reconhece o pagamento da fatura ele realiza esses envios automáticos, e a forma que ele reconhece o pagamento depende do método de pagamento usado na sua conta Accordous.
Contratos
Na aba Contratos é possível ativar envios automáticos de notificações relacionadas ao ciclo do contrato, tanto para vencimento quanto para reajuste.
Na opção de notificação de contratos vencidos, você pode ativar o envio automático do e-mail informando sobre o contrato vencido e escolher com quantos dias antes do vencimento deste contrato você deseja que o sistema envie o e-mail, ativando essa opção o sistema enviará o e-mail para o inquilino do respectivo contrato a vencer. Para ativar, basta selecionar a opção e escolher quantos dias antes, conforme demonstrado na imagem abaixo:
Na opção de notificação sobre reajuste, você pode ativar o envio automático do e-mail informando sobre os contratos com reajuste no mês, você pode escolher se o envio deve ser para todos os usuários sócios ou apenas para o sócio administrador, ativando essa opção o sistema enviará todo início do mês uma relação de contratos que sofrerão reajuste naquele mês. Para ativar, basta escolher a opção desejada, conforme demonstrado na imagem abaixo:
Ao ativar as opções lembre-se de Salvar Alterações.
Comissionamento
A aba comissionamento faz parte do uso do recurso de cálculo de comissão no sistema.
Nessa aba você vai escolher se o cálculo de comissão deve ser feito sobre rendimento bruto ou sobre o rendimento líquido do valor mensal de cada contrato, a ser calculado e gerado no relatório de administração, para definir basta escolher a opção conforme demonstrado na imagem abaixo:
Ao escolher a opção, lembre-se de Salvar Alterações.
Para mais informações a respeito do módulo de comissão e a aba de comissionamento, clique aqui para ver esse conteúdo completo em vídeo.
Faturas
Na aba Faturas é possível ativar a geração e envio automáticos das faturas dos seus inquilinos no sistema, assim como ativar notificações de atraso de pagamento.
Na opção de gerar faturas automaticamente, você pode ativar a geração automática das faturas dos contratos, assim como escolher com quantos dias antes do vencimento você deseja que o sistema gere, ativando essa opção o sistema gerará automaticamente as faturas exatamente no dia escolhido e você pode consultá-las na aba de faturamento. Para ativar, basta selecionar a opção e escolher quantos dias antes do vencimento, conforme demonstrado na imagem abaixo:
Na opção de enviar e-mail de cobrança, você pode ativar o envio automático das faturas geradas e escolher com quantos dias antes do vencimento você deseja que o sistema as envie, ativando essa opção o sistema enviará automaticamente as faturas no e-mail cadastrado nos dados do inquilino, exatamente no dia escolhido, em casos de faturas com método de pagamento boleto, no mesmo dia do envio o sistema gera os boletos automaticamente, caso estes ainda não tenham sido gerados, e envia para o e-mail do inquilino juntamente com a fatura. Para ativar, basta selecionar a opção e escolher quantos dias antes do vencimento, conforme demonstrado na imagem abaixo:
Na opção de envio de notificações de atraso de pagamento ao inquilino, você pode ativar o envio automático de notificações de atraso de pagamento com 07 dias de atraso e com 30 dias de atraso, ativando essa opção o inquilino recebe a cobrança no mesmo e-mail cadastrado nos dados do inquilino. Para ativar, basta selecionar as opções desejadas, conforme demonstrado na imagem abaixo:
Nessa aba, se a sua conta Accordous é cadastrada na Pessoa Física, também estará disponível a opção de habilitar o cálculo de Imposto de Renda Retido na Fonte, quando necessário, vale ressaltar que não é obrigatório e também não tem ligação ou qualquer obrigação de declaração à receita, ativando essa opção o sistema somente realizará o cálculo automaticamente e replicará nas faturas. Para ativar, basta selecionar a opção conforme demonstrado na imagem abaixo:
Ao ativar as opções lembre-se de Salvar Alterações.
Cobrança Jurídica
Na aba de cobrança jurídica, você pode ativar a ordem de execução de cobrança.
Nessa aba, ativando essa opção você altera o status da fatura em atraso para o status em cobrança com o advogado/em cobrança jurídica e aplica um limite para o atraso das faturas, ao ativar essa opção caso essa fatura tenha como método de pagamento boleto, o boleto é bloqueado para pagamento e as suas faturas são organizadas quanto ao seu status lá no menu Faturamento; para ativar essa opção, basta escolher com quantos dias de atraso na fatura ela deve ser enviada do status Aguardando Pagamento para o status Em cobrança com o advogado, conforme demonstrado na imagem abaixo:
Na mesma aba, você pode ativar o envio automático de e-mail ao advogado informando dessa fatura que foi enviada para o status em cobrança com o advogado, ativando essa opção, caso tenha usuário advogado no sistema, o sistema envia o e-mail para o e-mail do usuário advogado, para que o mesmo possa prosseguir com a ordem de execução de cobrança, caso não tenha usuário advogado no sistema, o mesmo envia automaticamente para o usuário sócio, e você pode usar esse recurso para os casos de acionar o seguro fiança, ou qualquer outra atribuição que usar em casos de atraso; para ativar, basta selecionar a opção conforme demonstrado na imagem abaixo:
Ao ativar as opções lembre-se de Salvar Alterações.
Boleto Automatizado
Na aba boleto automatizado, se você configurar e usar o método de pagamento Boleto ASAAS, com a conta criada através da nossa integração, essa aba habilita o repasse automático dos boletos, e é ativada automaticamente, assim que a configuração é realizada.
Anúncios
Na aba Anúncios, você pode escolher utilizar o serviço Accordous ou integrar com sua própria plataforma.
Para mais informações sobre como integrar à sua plataforma entre em contato com o nosso suporte.
Para saber mais sobre como utilizar Anúncio com a Accordous acesse o tutorial Tudo Sobre Anunciar.
Você também pode ver esse conteúdo de configurações e automatizações completo em vídeo, para isso clique aqui.
Ainda com dúvida? Procure outros tutoriais em nossa Central de Conhecimento ou entre em contato com nossa equipe de suporte!
