Em nosso tutorial “Entendendo as 3 formas de pagamento: ASAAS, boleto remessa ou transferência bancária” explicamos de forma geral como funcionam as diferentes formas de pagamento disponíveis no sistema para nossos usuários.
Naquele tutorial falamos superficialmente sobre o processo de gerenciamento (geração, envio e administração) das faturas com as diferentes formas de pagamento e fizemos uma breve comparação sobre os níveis de automatização que cada uma delas confere ao usuário.
Neste tutorial vamos explicar mais detalhadamente todas as etapas para gerar, enviar e administrar faturas cuja forma de pagamento é via BOLETO AUTOMATIZADO.
Como começar a usar o boleto automatizado
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Mediante sua solicitação, configuraremos sua conta e você poderá desfrutar dos benefícios dos boletos automatizado o quanto antes!
Como gerar faturas
O processo de geração de faturas é muito parecido – senão igual – para as diferentes formas de pagamento.
Após cadastrar seu contrato escolhendo a forma de pagamento de boleto automatizado na aba “Geral”, as faturas referentes a ele poderão ser geradas diretamente na página Faturamento.
Obs.: caso queira gerar faturas retroativas de um contrato antigo, confira nosso manual “Como gerar faturas retroativas de um contrato”.
Na página Faturamento, acima da listagem de faturas já geradas, você verá o botão “Gerar faturas”.
Clicando nesse botão, você deve informar para quais competências você deseja gerar suas faturas.
Obs.: note que competência e vencimento são coisas distintas.
Caso sua cobrança seja pré-paga, a competência será do mês anterior ou atual (dependendo do dia de vencimento da fatura).
Caso sua cobrança seja pós-paga, a competência será do mês seguinte.
É importante ter isso em mente ao gerar suas faturas para que o sistema as gere corretamente.
Caso deixar a opção “Enviar e-mail de notificação” ativada, as faturas cuja forma de pagamento forem via boleto automatizado serão enviadas para seu cliente automaticamente.
O boleto automatizado é gerado automaticamente de duas formas possíveis: 1) deixando ativada a opção “Enviar e-mail de notificação”; ou 2) por meio do botão “gerar boleto” dentro da fatura.
Caso o usuário tenha certeza de que não vai alterar suas faturas (mudando a data de vencimento, adicionando despesas ou descontos, etc.), basta ele ativar a função de enviar notificação no momento de gerar a fatura e pronto: seu cliente receberá o e-mail da fatura em alguns instantes.
Caso o usuário queira apenas gerar a fatura, mas não enviar o e-mail de notificação para o seu cliente ainda, basta desativar a opção e clicar em “Gerar faturas”.
Posso alterar informações da minha fatura após o boleto ser gerado?
Quando sua forma de pagamento for via boleto automatizado, é possível fazer alterações na fatura mesmo após o boleto ser gerado!
As alterações realizadas no sistema Accordous serão processadas pelo nosso parceiro de automatização de boletos e refletirão no boleto dentro de alguns instantes.
Após realizar todas as alterações que desejar, o usuário deve clicar em “Enviar notificação”, na listagem de suas faturas e acompanhar seu status de recebimento.
Obs.: conforme falamos acima, caso o usuário ative a função de enviar e-mail de notificação no momento da geração de faturas, seu cliente receberá o boleto em poucos minutos.
Caso o usuário fizer alterações no boleto após o envio, ele poderá ter problemas de divergência de valores com seu cliente.
Por isso recomendamos fortemente ao usuário que tenha certeza sobre o valor do boleto antes de enviá-lo ao seu cliente.
Como acompanhar o status do e-mail de notificação
O envelopinho ao lado de cada fatura demonstra o status do e-mail de notificação.
Quando ele está vermelho, significa que a notificação ainda não foi enviada para seu cliente.
Quando sua fatura for enviada para seu cliente, o envelopinho ficará verde e você poderá visualizar o histórico do e-mail. Isto é: ver quando ele foi aberto pela primeira vez, quantas vezes ele foi visualizado desde então, etc.
Informar pagamento das faturas no sistema
O e-mail recebido pelo seu cliente terá o PDF da fatura anexo, que conterá basicamente a descrição do valor da fatura e informações básicas do contrato em questão.
Além disso, o PDF do boleto, por meio do qual seu cliente fará o pagamento da fatura, também irá anexo ao corpo do e-mail.
Assim que nosso parceiro de boletos automatizados nos informar sobre o pagamento do boleto, o sistema atualizará o status de sua fatura para “pago”. Dessa forma o sistema não mandará mais avisos de cobrança da fatura paga para seu cliente.
O repasse do dinheiro recebido para a conta do usuário pode variar de 2 a 3 dias úteis após o reconhecimento do pagamento.
Tanto o repasse do valor para a conta do usuário quanto a atualização do status de sua fatura no sistema são automáticos, garantindo aos nossos cliente maior agilidade, economia de tempo e diminuição das chances de erro no momento de administrar seu faturamento.
Para saber sobre como gerenciar faturas com outras formas de pagamento, confira os manuais abaixo:
Como gerenciar minhas faturas – transferência bancária
Como gerenciar minhas faturas – boleto remessa bancária
