Em nosso tutorial “Entendendo as 3 formas de pagamento: ASAAS, boleto remessa ou transferência bancária” explicamos de forma geral como funcionam as diferentes formas de pagamento disponíveis no sistema para nossos usuários.
Naquele tutorial falamos superficialmente sobre o processo de gerenciamento (geração, envio e administração) das faturas com as diferentes formas de pagamento e fizemos uma breve comparação sobre os níveis de automatização que cada uma delas confere ao usuário.
Neste tutorial vamos explicar mais detalhadamente todas as etapas para gerar, enviar e administrar faturas cuja forma de pagamento é via BOLETO – REMESSA BANCÁRIA.
Como gerar faturas
O processo de geração de faturas é igual para as diferentes formas de pagamento.
Após cadastrar seu contrato escolhendo a forma de pagamento de boleto remessa na aba “Geral”, as faturas referentes a ele poderão ser geradas diretamente na página Faturamento.
Obs.: caso queira gerar faturas retroativas de um contrato antigo, confira nosso manual “Como gerar faturas retroativas de um contrato“.
Na página Faturamento, acima da listagem de faturas já geradas, você verá o botão “Gerar faturas”.
Clicando nesse botão, você deve informar para quais competências você deseja gerar suas faturas.
Obs.: note que competência e vencimento são coisas distintas.
Caso sua cobrança seja pré-paga, a competência será do mês anterior ou atual (dependendo do dia de vencimento da fatura).
Caso sua cobrança seja pós-paga, a competência será do mês seguinte.
É importante ter isso em mente ao gerar suas faturas para que o sistema as gere corretamente.
Caso deixe a opção “Enviar e-mail de notificação” ativada, as faturas cuja forma de pagamento for via boleto – remessa bancária não serão enviadas para seu cliente ainda, pois esse método de pagamento requer que o usuário faça a exportação e importação dos arquivos de remessa e retorno. Só assim o sistema poderá enviá-las por e-mail com o boleto anexo.
Após preencher corretamente o que se pede, clique em “Gerar faturas”.
Como gerar meus boletos via remessa bancária
Depois de gerar as faturas, o usuário deve exportar o arquivo remessa e enviar para seu banco para que ele gere boletos com as informações (valor, data de vencimento, etc.) desejadas.
Para isso, ele deve ir para a Faturamento > Remessa bancária
Nesta página, o usuário deve selecionar a opção para exportar o arquivo remessa.
Após informar o mês de vencimento dos boletos que se deseja gerar, o usuário deve baixar o arquivo remessa e enviá-lo ao seu banco.
Quando você gerar o arquivo remessa, seu boleto passará para o status “Aguardando Validação Remessa”, que significa que o sistema está aguardando a importação do arquivo de retorno do seu banco para gerar o boleto.
Com o arquivo retorno em mãos, o usuário deve se dirigir novamente à página Faturamento > Remessa Bancária e selecionar a opção “Importar arquivo de retorno”
Ao realizar o upload do documento, o sistema terminará o processo de geração de seus boletos e os disponibilizará para visualização e envio via e-mail.
Como enviar minhas faturas para meus clientes
Na listagem de faturas aguardando pagamento, você pode conferir de forma rápida se o sistema já terminou de gerar seus boletos por meio de seus status.
Quando o status de um boleto aparecer como “Emitido”, a opção “Enviar notificação” é exibida ao lado da fatura, o que significa que o sistema já está preparado para enviar a notificação para o e-mail de seu cliente.
O envelopinho ao lado de cada fatura demonstra o status do e-mail de notificação.
Quando ele está vermelho, significa que a notificação ainda não foi enviada para seu cliente.
Quando sua fatura for enviada para seu cliente, o envelopinho ficará verde e você poderá visualizar o histórico do e-mail. Isto é: ver quando ele foi aberto pela primeira vez, quantas vezes ele foi visualizado desde então, etc.
Pagamento da fatura
O e-mail recebido pelo seu cliente terá o PDF da fatura anexo, que conterá basicamente a descrição do valor da fatura e informações básicas do contrato em questão.
Além disso, o PDF do boleto, por meio do qual seu cliente fará o pagamento da fatura, também irá anexo ao corpo do e-mail.
Como informar pagamento de minhas faturas no sistema
Ao receber o pagamento de suas faturas via boleto, o usuário deve informar ao sistema que as faturas foram pagas, atualizando seus status.
Dar baixa em uma fatura é importante não apenas para fins de organização do faturamento da empresa, mas também porque o sistema é configurado para enviar notificações de cobranças para faturas vencidas.
Enquanto o usuário não informar o pagamento de suas faturas, o sistema entenderá que elas ainda não foram pagas e que portanto seu inquilino deve receber e-mails de cobranças e, em casos extremos, entrar em situação de cobrança jurídica com seu advogado.
Por isso, quando seu banco emitir o arquivo retorno, discriminando os boletos pagos, o usuário deve seguir o passo a passo a seguir:
1.Vá a página de Remessa Bancária
2. Importe o arquivo retorno do seu banco
3. Pronto!
Pronto, o sistema realizou a leitura do arquivo importado, assimilando quais dos boletos gerados foram pagos e suas respectivas informações.
Agora sua fatura consta como “paga” no sistema e seu cliente não receberá mais mensagens de cobranças referentes a fatura em questão.
Para saber sobre como gerenciar faturas com outras formas de pagamento, confira os manuais abaixo:
Como gerenciar minhas faturas – boleto transferência bancária
Como gerenciar minhas faturas – boleto automatizado
