Se você tem contratos que já estão em vigência há alguns meses e deseja cadastrá-los no sistema agora, é possível gerar as faturas retroativas referentes a esses contratos antigos.
Por que gerar minhas faturas retroativas?
É recomendável gerar faturas retroativas mesmo que elas já estejam pagas e concluídas, pois dessa forma você consegue ter um melhor controle e acesso a informações completas e reais dos contratos que vai passar a gerir com nosso sistema.
Além disso, mesmo que os contratos já estejam encerrados, pode ser interessante cadastrá-los juntamente com suas respectivas faturas retroativas para fins de histórico.
Como gerar as faturas retroativas de um contrato: passo a passo
1.Cadastre seu contrato para o qual há faturas retroativas
O processo de cadastro de contratos antigos é igual ao descrito em nosso manual “Como cadastrar contratos“.
Certifique-se de preencher os campos de data de início de contrato e período de vigência corretamente, para que o sistema entenda que o contrato já está em andamento e que tem faturas retroativas.
Importante.: note que, se o usuário estiver cadastrando um contrato já encerrado, mas para o qual continua gerando faturas, ele deve selecionar a opção para continuar gerando faturas mesmo com o contrato vencido, na aba “Geral”.
2. Após informar assinatura, vá para a aba “Faturas”
Só é possível gerar faturas (retroativas ou correntes) para contratos vigentes, isto é, assinados.
Portanto, só depois de informar a assinatura de seu contrato, vá para a aba faturas.
Nesta aba, o botão “Gerar faturas” retroativas ficará disponível por 24 horas após a assinatura do contrato no sistema. Depois do período das 24 horas a opção será ocultada e o usuário só poderá gerar a fatura atual e futuras do contrato.
3. Gere suas faturas retroativas
Dentro do período de 24 horas a partir do momento da assinatura do contrato no sistema, o usuário deve clicar no botão “Gerar faturas retroativas” disponível na aba “Faturas” do contrato.
Aqui ele deverá informar até qual data ele deseja que o sistema gere as faturas retroativas.
4. Administre as faturas retroativas
Num primeiro momento, as faturas retroativas geradas virão com status “não pago”.
Administre suas faturas retroativas, enviando as notificações delas via e-mail para seu cliente.
Para saber como enviar notificação de suas faturas dependendo da forma de pagamento escolhida, leia nosso manual “Entendendo as 3 formas de pagamento: boleto automatizado, boleto remessa ou transferência bancária” e escolha a melhor forma de pagamento para você!
Caso elas já estejam pagas, você pode pode informar seu pagamento em massa.
5. Informe o pagamento em massa
Ao selecionar todas as faturas retroativas das quais deseja informar o pagamento em massa, você deve escolher a data de pagamento delas. As opções são:
- Vencimento: a data de pagamento das faturas selecionadas serão suas respectivas datas de vencimento;
- Hoje: a data de pagamento das faturas selecionadas será a data atual do sistema;
- Escolher data: a data de pagamento das faturas selecionadas será a data selecionada pelo usuário.
Caso o usuário desejar, ele poderá enviar e-mail de confirmação de recebimento de pagamento para seus clientes. É importante lembrar que caso sejam muitas faturas retroativas, seu cliente receberá muitos e-mails de uma vez, referentes a cada uma das faturas pagas.
Importante: se o usuário demorar mais de 24 horas para informar o pagamento das faturas geradas, a contar pelo momento da sua geração, o sistema passará a enviar e-mails de cobranças referentes a elas para seu cliente, podendo até acionar o advogado da empresa em casos de atrasos extremos.
Por isso, informe o pagamento correto das faturas retroativas para que o sistema não envie cobranças automáticas erroneamente ao seu cliente.
